こんにちは。株式会社ネタもと PRプロデュース部です。
本コンテンツでは、広報担当者の「業務のヒント」となる情報をご紹介します。
広報担当の方から「新商品やサービス、事業内容についてたくさんリリースしたいのに、担当部署からうまく話を引き出せない・・・」というお悩みをよく耳にします。
そこで今回は、広報PRに欠かせない「情報発信のための社内取材」についてご紹介します。
経営者と部門責任者の理解を得る
第一に、広報・PR活動の必要性について、経営者から深い理解と協力を得ることが不可欠です。情報発信を通じ、自社の理念や存在意義、商品・サービスや人材の魅力などを幅広く知ってもらい、社内外のファンを増やしていくのが広報活動の目的です。
どんなに素晴らしい事業を展開していても、それが広く社会に認知されなければ、その後の後の発展・成長は見込めません。また、社会とのコミュニケーションが希薄になると、新たな発想を得て変化することも難しくなり、社全体が停滞に陥りやすくなります。
あらゆるステークホルダーと密に交流し、自社の成長を促進するツールが、広報・PR活動なのです。
この点を経営者に理解してもらえれば、その後の広報活動の見通しは一気に明るくなります。広報担当者は、前述の広報活動の目的とともに、経営者と各事業部門責任者に「正確で社会に響く情報発信をするために、経営者はじめ各部門への社内取材が必要」ということを、明確に伝えましょう。
聞きたい内容と必要な素材を事前に知らせる
そうは言っても、日々業務に追われる部門担当者からしてみれば「広報のための取材」に対するイメージをもちにくく、どんな目的で何を聞かれるのか、何をどこまで答えたらいいのか、時間内にうまく答えられるのか、どんな記事（報道資料）になるのか…といった疑問や不安はつきものです。
そのような不安を払拭するために、あらかじめ聞きたいことを簡潔にまとめ、報道資料の構成内容とともに取材対象へ共有しておくことをおすすめします。これは対象社員と信頼を築きスムーズにやり取りするための準備ですので、場合によっては口頭での伝達でもかまいません。ただ、時間をとってくれる社員への感謝とリスペクトはしっかり伝えるようにしましょう。
また、報道資料に必要な写真やデータ素材も、取材前に説明し、準備をお願いしておきましょう。広報担当者自ら写真撮影する場合も、どんなカットがほしいか、どんな場面ならば撮影可能かを打ち合わせておくとよいでしょう。公開前には内容確認をしてもらう必要があるということも、あらかじめ説明しておいてください。
そして、お互いに気持ちよく取材を終え「引き受けてよかったな」と思ってもえるような流れをつくれっていきましょう。
社内取材の3つのポイント「エピソード、時事、写真」
自社の理念、歴史、事業内容、製品・サービス、社員紹介などテーマによって取り上げる内容は異なりますが、いずれにも共通する取材上のコツをご紹介します
・現状に至るまでの紆余曲折のエピソードを聞き出す（苦労・失敗から成功までの経緯）
・社会の動きや季節と絡ませられる内容を盛り込む（ニュース性、時事性）
・写真は異なるカットを複数枚用意する
（メインとなる人物の明るい表情の写真、作業中や他の社員との打ち合わせ、顧客や地域の人々と交流する場面など「動き」のある写真、製品の写真など。いずれも社のロゴや建物を写り込ませるなどの工夫を）
商品やサービス、事業内容の概要だけではなく、社の理念や開発背景、そこへかける思いや苦労などが詳細に書き込まれた報道資料は、多くのメディアの目にとまり、ステークホルダーの心を動かします。
また、写真は読者の興味を喚起し、報道資料のイメージをかたちづくる非常に重要な要素です。メディアは常に「読者や視聴者の関心を惹く映像や写真が撮れるか」ということを重視しています。
広報担当者のみなさんは是非、以上のようなことを意識してみてください。
報道資料の社内共有で会社を活気づけよう
社内取材を通じて完成した報道資料は、公開後ぜひ社内全体へ共有しましょう。社員が自社の魅力に気づいていない、他部門の業務内容を全く知らない、ということは、しばしばあることです。
リリースした報道資料を通じ自社の魅力を知れば、社員自身が自社のファンになっていきます。これは会社にとってとても有意義なことです。自身が担当する業務へのモチベーションも高まりますし、他部門の業務への理解と関心が深まることで社員間の交流も活発化します。
報道資料を社内掲示したり、リリース内容を活用して社内報の発行をはじめたりすることで会社全体が活気づいたという例や、はじめは広報活動に無関心だった社員たちが、報道資料の内容を見て「次回はうちの部門を取り上げてほしい」と手をあげてくれるようになったという例もたくさんあります。
以上、今回は「情報発信のための社内取材」についてご紹介しました。
広報活動をはじめたばかりの担当者は特に悩みやためらいを感じるとことも多いと思いますが、自社の成長のために広報・PR活動があり、そのために社内取材が不可欠なのだということを、すべての社員に知ってもらい、積極的に取り組んでいくことが大切です。
社内取材がしっかりできている場合とそうでない場合とでは、報道資料のクオリティに歴然とした差が出ます。
よりよい広報活動に向けた社内取材を継続的に行い、社内コミュニケーショの活性化と社内外のファンづくりを進めていきましょう。
