こんにちは。株式会社ネタもと メディアリレーションズ部です。
ネタもとではメディア交流会を筆頭に、様々な場面で企業様とメディア関係者の皆様をおつなぎしております。
＜ネタもとメディア交流会とは＞
ネタもとが開催する、メディア記者と出会えるオンライン＆オフラインイベント。参加する記者30～100名と1on1でコミュニケーションを取ることが可能。その場で話せなかった記者も含め、翌日に全参加メディアの連絡先を企業様に共有します。貴重なメディアリストとして、今後の広報活動に役立てていただけます。
企業様からよく「先日メールを送ったのですが、返信をいただいていません。どうしたらよいでしょうか」というご質問をいただくことがあります。
答えは「つながるまで電話（オフィス・携帯）をかける／メールを送る／SMSを送る／あらゆるSNSにDMを送る／郵送する・・・ありとあらゆる手段とタイミングで連絡しましょう！」です。
このブログでもお伝えしている通り、広報はメディアに対する営業です。
営業というのは、売り込む側がとことんアプローチするのが鉄則です。
アプローチという行為は、一方的な行動です。こちらには話したい用事がありますが、相手にはありません。であれば、1回や2回の連絡でリアクションがなかったことを悩まず、どうしたらつながるかを考えたほうがポジティブです！
重要なポイントは
- 連絡手法
- 連絡タイミング
の2点です。
まず連絡手法ですが、ほとんどの企業様がメールを使われるかと思います。
メールは記録に残せる点や、お互いの都合のよいタイミングで連絡しあえる利便性から、ビジネスシーンにおける連絡手法の主流となっています。それゆえに、メールを送れば、それに返信するのは常識であるとお考えの方も多いかと思います。
しかし、相手は1日に何十・何百というアプローチメールを受けているのですから、そのすべてを読むことは不可能ですし、知らない人からのメールよりも取材や記事制作、番組制作に関わる優先度の高い順に対応するのは当然と言えましょう。
返信のない相手に何度メールを送っても、一方通行になる可能性が高いです。ならばメールに固執せず、電話をかけましょう。
人にもよりますが、その場ですぐ用件が分かる“電話連絡”を好むメディア関係者は意外と多いです。特にテレビ報道番組や新聞などニュース報道に関わるメディアは電話を重用している気がします。
そして次に、タイミングです。
皆様も「毎週月曜の朝は会議」とか「毎週水曜は時差通勤」など、ルーティンのスケジュールがあると思います。それはメディアも同様です。
新聞記者であれば毎日午後から夕方は取材で埋まっているとか、テレビマンであれば隔週金曜は担当番組の収録日など、連絡がつきにくいルーティンがある程度決まっていることも多いです。
いつなら相手を捕まえやすいかを探る、これは営業の基本ですよね！
電話がつながらなくても、またかけましょう。前回夕方にかけてつながらなかったのなら、今度は朝にかけてみましょう。月曜にかけてダメなら、水曜にかけましょう。とにかく相手のタイミングを計るのです。
ここでとある企業様の成功事例をご紹介します。
今回のお話は企業様側ではなく、メディアの方からお伺いしました。
そのメディアは、ネタもと交流会で知り合った企業様から、プレスリリースが添付されたメールを受け取ったそうです。
しかしメディアはその時期に大変立て込んでおり、申し訳なくもメールに対応する時間が取れずスルーしてしまいました。
数日が経ったころ、携帯に知らない番号から着信があったそうです。出たところ、メールの送り主の企業様でした。
内心「あ、しまったな・・・」と思いつつ、
「ごめんなさい！いまちょっとバタバタしているので・・・」
と電話を切ろうとしたところ、企業様から
「何時だったらお話しできますか？」と切り返され、
「19時以降とか夜なら・・・」と思わず答えたところ、
「では19時にお電話するのでよろしくお願いします」
と約束することになったほか、電話を切ったあとは
『先ほどは失礼しました。19時頃にお電話させていただきます』
というショートメールもキッチリ届いたそうです。
そしてもちろん19時に電話が鳴り、今度はメディアもしっかりとお話を聞いたとのことです。
メディアいわく「いやーさすがにここまで詰められたら、お話を聞かざるを得ないですよ（笑）。しかも聞いてみたら、なかなか興味深い情報でした！」とのことでした。
なお、その情報では掲載に至らなかったものの、今もメディアは企業様と連絡を取りあっているとのことです。
このように、メディアからしっかりと認識されると、その後の連絡は取りやすくなりますが、まずファーストリーチするまでが難しい場合も多いでしょう。
相手のリアクションを待っていても、何も始まりません！
営業マインドをもって、とことん行動しましょう！皆様のご成功をお祈りします。
