【社内の情報収集・社内コミュニケーション編】
こんにちは、株式会社ネタもと カスタマ―サクセス部です。
みなさんは、社内の広報理解が足らず、情報の吸い上げに苦戦された経験はありませんか？
今回は、「能動的」に社内に広報・PRを理解させたことで、情報の吸い上げに成功し、広報発信でのサービス作りもできるようになったH社様の成功体験をご紹介します。
H社様は体験型イベントの企画・運営を行う社員数25名ほどの企業様で、広報は1名体制で行っています。
これまで情報発信を行う際、営業実績や問い合わせ数、お客様の声など、使いたいデータはあるもののそれらが一切整理されておらず、エビデンスとしてデータを入れ込もうにも入れ込めないという事態が発生していました。
営業担当に「こういう情報を発信するためにこの数字が欲しい」と協力を仰いでも「なんでそんな数字が必要なの？」と言われてしまい、思うように情報発信ができないことに悩みを感じていました。
そもそも社内で広報・PRの理解が足りておらず、それに伴い社内のコミュニケーションも円滑でなかったのかもしれません。
けれど、情報発信には根拠となるデータが必要不可欠という認識がありましたので、まずは営業担当にも広報・PRを理解してもらおうと考えました。
そこで、広報・PRに関するウェビナーや動画を一緒に視聴し、随時解説を挟みながら、なぜ数字やエビデンスが必要なのかを時間をかけて説いていきました。
ここで意識していたポイントとしては、「広報視点」だけではなく、「メディア視点」も取り入れること。
今までウェビナーなどでメディアの方が話していた内容から、なぜ数字が必要なのか（根拠となる明確な数字やデータを入れなければ、読者や視聴者に深みや説得力をもたせられないため）を「広報視点」と「メディア視点」の両視点で説明するようにしました。
また、広報・PRの重要性を理解させるため、もともと広報・PRに理解のある弊社の代表にも間に入ってもらい、私だけではなくスピーカーを変えるなどして、ありとあらゆる方向から理解してもらえるように努めました。
その結果、営業担当からお客様に定期的にアンケ―トを実施する運びとなり、お客様の声を吸い上げるフローを確立しました。
また、週に１回、代表と営業責任者を含めた３人で広報・PRについて話す会議を設けるようになりました。
話を聞いてみて、そもそも営業担当は、広報にどんな情報を渡せばいいのか分からず、対応できていなかったということも分かりましたので、３人でディスカッションしながら、各部署の情報整理や吸い上げ、棚卸を行っています。
さらに、今までは営業が取り組んでいることをキャッチし、何かいい情報があれば発信をする、という少し受動的な流れでしたが、全社的に広報・PRに前向きに取り組み始めた現在は「広報視点」や「メディア視点」を踏まえて、広報発信でネタ作りやサービスの開発が進められるようにもなりました。
今回のH社様の広報・PRを理解してもらうために行ったポイントをまとめますと、
・社内に対して、協力してくれるまで「受動的」な姿勢ではなく、とにかく自分から理解してもらおうと「能動的」に行動した
・「なぜその数字が必要なのか」の「なぜ」にこだわり、「広報の視点」だけではなく、「メディアの視点」も取り入れる、スピーカーを変えて説明するなど、ありとあらゆる方向で理解させるように努めた 等が挙げられます。
総じて、広報担当者は「受動的」な姿勢でいるのではなく、「能動的」に社内とコミュニケーションを取り、広報・PRを理解してもらうことが何より大切です。
社内の情報の吸い上げにお悩みを抱えている広報担当者の方はH社様の成功体験をぜひ参考にしてみてください。
