【社内の情報収集・社内コミュニケーション編】
こんにちは、株式会社ネタもと カスタマ―サクセス部です。
広報担当のみなさんは、社内での情報収集について悩んだ経験はありませんか？
今回は、別部署から広報担当に異動になった方が、工夫を凝らし社内での情報収集を成功させた体験談をご紹介します。
当社は、複数のグループ会社を持つ人材サービス会社です。本社の広報担当が産休に入るため、急遽広報を任されることになりました。広報を担当することになったものの、社内の情報をしっかり把握できておらず、ネタ集めに苦労していました。
そこで、情報収集をする際に、まずは自己開示をすることを徹底しました。改めて考えてみても、情報を提供して欲しいとお願いする側が、まず自分の情報を何も発信していなければ、積極的にこの人に情報を提供しようとは誰も思わないですよね。そもそも広報って誰なのか、どこまでの温度感で広報に伝えていいのかもわからないと思うんです。
ですので、まず広報担当者である私自身のことを知ってもらい、そんなにとっつきにくくないんだな、話しやすい雰囲気なんだなと思ってもらえるように常にオープンマインドでいることを意識しました。
また、社内報や全社メールには、いきなり要件から切り出すのではなく、雑談から入ることを常に意識して行っていました。
たとえば休日に何をしたか、旅行でどこに行ったか、こんな趣味を持っています、など本当に仕事と関係のない私のパーソナルな部分をお伝えすることで、共感を持ってもらえたり、共通点のある方から話しかけてもらえたりする機会が増えました。普段から話しかけやすい雰囲気を作ることができたおかげで、仕事の話もしやすくなったと感じています。
また、各部署のメンバーに情報提供をお願いする際、具体的な例を交えながら伝えることを意識しました。広報以外の人からしたら「どんなものがネタになるのかわからない」と思っていたため、たとえば「先日ママ会ランチを行いました」や「お客様に表彰されました」などの具体例を挙げ、「こんな情報もネタになるんだ」とわかってもらえるように工夫を行いました。
その結果、「これはネタになると思いますか」「これは社内報に使えますか」というように自ら能動的に情報を提供してくれる社員を増やすことができました。
私は情報収集で一番大切なことは、信頼関係だと思っています。
何かあれば広報に聞いてみよう、確認してみよう、といった社内の相談役として頼ってもらえる存在になることが広報にとってとても大切だと感じています。
さらには、請求書の締切やアンケートの依頼など、期日までに他部署からお願いされた内容は、積極的に期限内に対応するように心がけています。こちら側は情報提供してください、協力してくださいと言っているのに、相手からの要請には非協力的なのはおかしいですよね。常にギブ＆テイクの関係を大事にしています。
今回は、社内での情報がなかなか集まらないという課題を抱えていた広報担当者様が、自分の要望に応えてもらうためにまず自分から積極的に情報を開示していき、話しかけやすい雰囲気を作ったことで、頼り頼られる関係性を構築することができ、情報が集まるようになった成功体験談をお話いただきました。
同じような悩みをもつ企業様は、ぜひ参考にしてみてください。
