こんにちは。株式会社ネタもと 広報プロデュース部です。
本コンテンツでは、広報担当者の方の「業務のヒント」となる情報をご紹介します。
今回のテーマは「プレスリリースの年間計画の立て方」です。
広報担当になったばかりの方が最初に悩むことの１つとして「発信するネタがない」という声を聞くことがあります。
商品や事業の数が多いと社内から次々にプレスリリース作成の依頼がありますが、多くの企業は頻繁に新しい商品やサービスが誕生することはありません。
しかし、情報発信をしなければ会社も商品やサービスも認知が広がりません。
そこで今回は、継続した情報発信をするための情報発信計画の立て方についてポイントをお伝えします。
会社全体の予定を把握しよう
まず取り組むことは、各事業・部署の計画を年間スケジュールにまとめることです。
ここで大切なのは「決定していない予定」のレベルまで情報を集約すること。営業、マーケティング、開発、販促、人事、総務など商品やサービスだけでなく、社内の活動についてもまとめます。
もちろん、事業の進捗は日々変わるので、一度まとめた予定が大幅に変わることはありますが、予定を立て情報発信の準備をしておくことで、急な確定により急ぎプレスリリースで発表することになっても、慌てずにすみます。
そして、各部署のスケジュールを集約できたら、社長に経営視点での計画を確認します。経営として何を強化したいか、各事業部の優先順位、会社の優先順位、会社全体で情報発信したいテーマをヒアリングします。
社長へのヒアリングで多いのは「そういえば〇〇事業部の〇〇はどうなっているんだろう」「この活動はもっと早く進めたい」といったコメントです。
意外に会社全体の活動においては最新情報がまとめられていないため、ヒアリングを介し全体を把握できることで、社長自身が「もっとこうしたほうが良い」と気づくことがあります。
このように、各事業のスケジュールと経営計画をまとめ、会社の全体スケジュールを整理したうえで広報計画を立てます。
世の中の動きを調べよう
情報は世の中の動き、話題になるタイミングに発信することが大切です。新サービスや新商品も「あと1カ月早ければ、話題になりやすかったのに」ということがあります。
どのようなことが話題になるか、どのように世の中の動きを調べるかについては、以下のようなポイントがあります。
・法改正の予定
・国、自治体の予定
・季節の行事
・記念日
・毎年恒例となる特集
例えば、2022年～2023年は「育休」に関しての法改正が段階を経て施行されています。
- 2022年4月1日施行／雇用環境整備、個別の周知・意向確認の措置の義務化、有期雇用労働者の育児・介護休業取得要件の緩和
- 2022年10月1日施行／出生時育児休業（産後パパ育休）の創設
- 2022年10月1日施行／育児休業の分割取得
- 2023年4月1日施行／育児休業取得状況の公表の義務化
施行日が決まっていると、その前後に話題になりやすく、同じ情報発信をするにも、タイミングを狙って情報発信することで、メディアに取り上げられる可能性が高くなります。
季節の行事は「入学式、入社式」「花見」「長期休暇」「年末年始」など、企業の動きや昔からの文化的な行事などがあります。
記念日は「防災の日」「いい夫婦の日」など、多くの人に関係ある記念日から企業が申請し日本記念日協会に認定されたニッチな記念日まで毎日何かの記念日が制定されています。
記念日に関しては、広い話題は早めに情報発信し、その話題のニュースを探すタイミングにはメディアに情報が届いておくようにします。ニッチな記念日はニュースとして情報発信をする「切り口」にできないかを考えることができます。
発信した情報が話題になるには世の中の動きに合わせて発信することが大切なので、自社に関係のある、絡められる世の中の動きも事業活動と並べてピックアップし計画を立てます。
記事やニュース、情報番組を見よう
法改正や行事などは年間で想定することができますが、どのようなネタがニュースになるのかは実際の記事やニュース、番組を見ることで視点を養います。ニュースを見ていると「このようなことがニュースになるのか」という話題を発見することがあります。
例えば「電話対応に慣れてない新入社員の電話対応」や「企業の忘年会の傾向」について取り上げられている年もありました。ある時は「システムの不具合」がニュースになり、そこにIT企業の方が専門家としてコメントを出されていることもあります。
その時の社会の流れによって当たり前と思っていたことがニュースになったり、関係する業界のテーマがニュースになったりすることがあるので、どのようなネタがニュースとなり得るのかを知り、社内行事や活動などを通じて、会社の認知度を上げることができないか、また社風を伝えることができないかと考えてみると、新たな情報発信のネタが生まれることがあります。
定期的に発信できる情報がないか考えよう
新たなネタは単発だけではありません。毎年、もしくは半期や四半期に1回など、定例のネタを作り情報発信を行う計画を立てることもできます。
どの企業にも当てはまりやすいのは、事業の推移から見た今年の傾向です。昨年と比較し、お客様の問い合わせ内容や購入商品の傾向が変わってきているデータなどは、今後の社会の動きを予測できる独自のデータとなります。
もし、事業データを発表できなくても、お客様のアンケートからまとめたデータや、独自の視点で新たに一般向けのアンケート調査をしたデータを発表することもできます。
定期的に同じテーマのデータを発表することは回数を重ねるほど、社会がどのような変化をしているかが分かることもあり、データとしての価値もあがります。
情報発信の計画に関しては、定期的なデータの発表が半年に１回であれば、年２回は情報発信するネタが決まり、継続した情報発信を行うには有効です。
このように、社内からみた事業や会社の活動情報と社会から見た話題となる情報の両方から、いつどのような情報を発信するのかの計画を立てます。
そして、事業や社会の動きは日々変わるため、常に社内と社外の情報をキャッチしながら年間スケジュールを更新することが大切ですので、できるだけ収集した情報も計画も１枚のシートで見えるようにすると更新しやすくなります。
「情報があるから発表する」だけでなく「狙って情報を発表する広報活動」ができるよう、ぜひ年間スケジュールを立ててみてください。
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