こんにちは。株式会社ネタもと PRプロデュース部です。
本コンテンツでは、広報担当者の「業務のヒント」となる情報をご紹介します。
中小企業の経営者から「広報の必要性は感じているが、広報部門を立ち上げたり、専任担当者を置いたりする余裕はない」といったお悩みをよく聞きます。しかし広報は大規模な体制がなければできないわけではなく、少人数でも継続できる仕組みをつくることが、成果につながります。
そこで今回は、専任者ゼロ・少人数からでも始められる広報体制づくりのステップについてご紹介します。
なぜ今、中小企業にこそ広報が必要なのか
インターネットやSNSの普及により、誰もが直接的に情報発信できる時代になりました。消費者や取引先の情報収集行動も変わり、商品やサービスを検討する際、まずインターネットで検索して情報を集めるのが当たり前になっています。検索されたタイミングで自社の情報が何も出てこなければ、消費者や取引先の選択肢にすら入れてもらえません。このように情報の流通経路が劇的に変化した現代社会において、「何も発信しない」ことは、「存在しない」ことと同じになってしまいます。
求職者も、企業のウェブサイトやSNSをチェックし、事業内容、経営理念から、社内制度や福利厚生、社内で働く人々の雰囲気まで、詳細に調べるようになっています。そのため、魅力的な情報発信ができていない企業には、優秀な人材が集まりにくくなっているのが現実です。
しかし、視点を変えれば、中小企業でも大きなコストをかけずに、大企業と同じ土俵で情報発信ができる時代になったとも言えます。経営者と現場の距離が近い中小企業は、素早い意思決定が可能で、経営者の想いをダイレクトに伝えられるという強みもあります。こうした機動力は、中小企業の広報における大きな武器となるのです。
小規模から始める広報体制づくり
しかし、中小企業では、人材不足も大きな課題です。広報担当、専任者を置く余裕がない企業は、どのように広報体制をつくればよいのでしょうか。
ポイントは「完璧を目指さず、できることから始める」ことです。多くの中小企業では、兼務担当者を中心とした少人数体制から広報活動をスタートさせています。総務担当に広報を兼ねてもらったり、各部門の中堅社員が中心となったり、新入社員をメンバーに加えたりと、形はさまざまです。一番大切なのは、経営者が会社全体で広報活動に取り組むことを明言し、具体的にどのような体制を作るかを社内に伝えることです。
また、事前に社内の情報収集体制を整えることも重要です。広報活動で最も大切なのは「ネタ」、つまり発信すべき情報です。新商品の開発、新規取引先との契約、社員の活躍、地域貢献活動など、会社の中には多くの情報が眠っていますが、担当者だけでそのすべてを把握することは困難です。まずは、社内の各部門から情報を吸い上げられる仕組みをつくりましょう。定例の社内会議の最後に5分だけ「広報ネタ共有タイム」を設ける、メールやチャットで気軽に情報を投稿できる仕組みをつくるなど、社員が参加できるハードルを下げることが大切です。
一番大切なのは、経営者が会社全体で広報活動に取り組むことを明言し、具体的にどのような体制を作るかを社内に伝えることです。また、事前に社内の情報収集体制を整えることも重要です。広報活動で最も大切なのは「ネタ」、つまり発信すべき情報です。新商品の開発、新規取引先との契約、社員の活躍、地域貢献活動など、会社の中には多くの情報が眠っていますが、担当者だけでそのすべてを把握することは困難です。まずは、社内の各部門から情報を吸い上げられる仕組みをつくりましょう。定例の社内会議の最後に5分だけ「広報ネタ共有タイム」を設ける、メールやチャットで気軽に情報を投稿できる仕組みをつくるなど、社員が参加できるハードルを下げることが大切です。
まず経営者が取り組むべきこと
新たに広報に取り組む経営者はまず、自ら活動の方向性を定め、社内の地盤を固めておく必要があります。ここをおろそかにしたまま広報をスタートさせてしまうと、活動が迷走し継続が難しくなります。
第一に、経営者が「広報を通じて伝えたいこと」を明確にすることです。どんなメッセージを社会に届けたいのか。これが定まっていないと、担当者はどんな情報を発信すればよいのか迷ってしまいます。
「自社の強み・魅力は何か」「社会における自社の存在意義は何か」「会社として大切にしている価値観は何か」、まずはこの三点を経営者自身の言葉で語れるようにしておきましょう。その上で、広報の目的を明確化します。採用強化や取引拡大、インナーブランディングなど、広報により得られる効果は多岐にわたりますが、その中でもまず何を優先させるのかを経営者が示すことで、強化ポイントを絞った無駄のない広報活動が可能になります。
第二に、広報活動への理解を社内に浸透させることです。小規模な組織では特に、「広報は営業に直結しない」「時間を割いてまでやることではない」といった誤解や「やらされ感」が生まれがちです。何のために広報をするのか、どんな成果を目指しているのか、経営者自らが広報の必要性を社員にしっかり説明し、担当者が活動しやすい環境をつくることが不可欠です。
第三に、経営者自身が率先して活動にコミットし、自ら「広報の顔」になることです。広報において、経営者の存在は最大のPRコンテンツになります。また、新たに取り組む広報を経営者が社員任せにしてしまうと、活動はみるみる停滞してしまいます。経営者が自らの言葉で会社の想いを伝え続けることが、社員の広報マインドを高め、広報活動の継続と成功につながります。
小さく始めて、大きく育てる
広報活動に「これをやらなければならない」という絶対的なルールはありません。まずは「じっくり社内の情報整理に取り組む」「更新が滞っていたウェブサイトやブログを定期更新する」といったことも大切な広報活動のひとつです。広報活動は、すぐに売上に直結するものではありません。しかし、継続することで確実に会社の認知度や信頼度が高まり、ファンづくりにつながっていきます。「定期的なブログの更新を続けているのに、目に見える変化がない」と焦る必要はありません。広報の成果は、ある日突然現れるものではなく、じわじわと積み重なっていくものだからです。
採用活動で「御社のブログを読んで志望しました」と言われたり、営業先で「最近よくお名前を見かけますね」と声をかけられたりするようになったら、それは広報活動が実を結び始めている証拠です。
経営者は、短期的な成果を追い求めすぎず、長期的な視点を持って取り組む覚悟が必要です。大切なのは、初めから完璧を目指さず、今できることから始め、継続することです。小さな一歩から始めた広報活動が、やがて会社の大きな資産になっていきます。
以上、今回は、「『小さく始めて大きく育てる』広報活動の始め方」についてご紹介しました。
専任担当者がいない、予算が限られているといった制約があっても、広報活動は十分に始められます。むしろ、瞬発力を活かした広報企画を実現できたり、経営者と現場が近いからこその熱量ある情報発信ができたり、地域交流を軸とした広報戦略を立てるなど、中小企業ならではの広報展開で成功している事例はたくさんあります。
地道な情報発信により会社の想いや価値を伝え続けることで、取引先や求職者、社会との信頼関係が深まり、確実にファンが増えていきます。今日より明日はもっと良い会社を目指し、今できる小さなことから、自社らしい広報活動を育てていきましょう。
