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社内の情報をどうキャッチするか

社内の情報をどうキャッチするか

こんにちは。株式会社ネタもと 広報プロデュース部です。

現在、広報プロデュース部は10年以上広報PRの仕事をしてきた、株式会社ネタもとと、パートナーのPRコンサルタント、約25人のメンバーで構成しています。

本コンテンツでは、PRコンサルタントの経験から広報担当者の方が日々の業務のヒントにしていただきたい情報を公開します。

今回のテーマは、「社内の情報をどうキャッチするか」です。

「社内の情報が広報に入ってこない」

このテーマは企業の広報担当者の方が広報活動を開始して2~3カ月後にいただく相談の1つです。

社員でありながら「新しい商品やサービスを発売日に知ったケースもある」とのこと。それでは社外に情報発信するタイミングが発売後になり、せっかくの新商品、新サービスもニュースバリューが下がります。

コロナ禍でテレワークが進み、現在ではオフィスに出勤する日が週1日など、社員全員が集まる日も限定されている企業もあります。以前は情報をキャッチする機会になっていた「何気ない立ち話」は少なくなり、急激に「チャットでのコミュニケーション」が増えています。

情報は待っていても入ってこない
広報として知りたい情報を知りたいタイミングでキャッチするには、「仕組みと仕掛け」が必要です。特に新しい商品やサービス、企業の活動は、いち早く知り、社会に発表する準備をしなければなりません。

しかし「新しい事業活動があったら教えて欲しい」とお願いするだけでは、社員の方から情報が届くようにはなりません。企業規模に関わらず「サービスの開始が急に決定する」ということもあり、急に決まるためサービス開始までのスケジュールに余裕はなく、事業部それぞれの優先事項を果たすことで精一杯になります。

そこで仕組みと仕掛けが重要になります。

仕組み化して情報をキャッチする
1. 決定とともに広報担当者が情報を知る仕組みを作る
事業が進む場合、何かしらの社内資料をもとに決定されることが多いと思います。例えば社内決裁されたときには必ず決まったところに資料が提出されるルールにし、それを広報が確認する等の流れを決めます。

ルールは会社によって違いますが、必ず通る道を作り、そこからキャッチする方法です。

2. 決定前に情報をキャッチする仕組みを作る
先ほどご紹介した仕組みは、決定した後で情報をキャッチする仕組みでしたが、理想は決まる前に情報を知ることです。決定前に知ることで、そのサービス、商品にPRの要素を加えることができたり、会社全体の活動を考え、効果的な発表のタイミングを調整することもできます。

もちろん「決まる前に教えてね」と社員にお願いしていても、なかなか教えてはくれません。忙しくて忘れるということもありますが、ある会社の社員の方からは「決まらないかもしれないことを、どこまで伝えたらよいかわからない。だから決まった後になってしまう」と聞いたことがあります。また、広報の仕事に携わった経験がないと「何が㏚できる情報なのか分からない」という声も。

では、どうしたら事前に情報をキャッチできるか。

その方法は事業部の会議に参加する、事業部のチャットに参加するなど、広報担当者自身が情報をキャッチしやすい場所に身を置くことです。

オフィスに出勤することが当たり前だったときは、一番情報が多い部署の近くに広報の席を作ることも有効でしたが、テレワークが増えた今、身を置く場所がチャット上になるなど、仕組み作りも変化しています。

情報をキャッチできる仕掛けをする
「広報に情報を伝えたい」と思う社員が多いと自然と広報に情報が集まってきます。

では、そのためには何をするかですが、今までに聞いた広報の方が成功した事例をご紹介します。

1. 情報をもらうだけでなく、まずは情報を提供する
広報の仕事の1つに「社外の情報を社内に伝える」ということがあります。事業部の方も毎日忙しく、社外の情報を収集する時間が取れなかったり、外から見た自社の客観的な姿を知る機会が少なかったりします。

競合他社の動向や、メディアから見た商品やサービスの印象など、社内では得られない情報を伝えることで、コミュニケーションをスタートします。その後は徐々に社員の方から情報を教えてくれたり、相談をしてくれたりと、変化したそうです。

2. 事業部の主要なメンバーとのパイプを作る
他部署に同期入社の社員がいると情報が入ってきやすいと聞きますが、全ての部署に同期の社員がいるとは限りません。何より、新しい情報を知っている事業部のキーパーソンでなければ、大切な情報をキャッチすることができないため、各部署の事業部長など、責任者クラスの方との定期的なコミュニケーションが大切です。

しかし、若手の広報担当者がいきなり責任者の方とコミュニケーションを取ることは簡単ではありません。その際は、事業部ごとに、周りを巻き込むことが得意な社員の方を探し、コミュニケーションを取り、協力してもらえる関係を作ることも1つです。

3. 最終手段は“トップダウン”
「自分だけでは難しい」と感じた場合は、社長の協力が重要です。社員の方に自分が責任を持っている仕事以外へ意識を向けてもらうことは簡単ではありません。

社長から「広報活動が会社や事業にとってどのくらい大切なのか」「こらから広報活動に力をいれる」というようなメッセージを定期的に発信してもらうことは、広報活動の成功に大きな影響があります。

今回は、広報の方からよく聞く「情報発信の仕組み化と仕掛け」をご紹介しましたが、もし「情報が入ってこない」「情報を知るのが遅くなる」と感じているようでしたら、「仕組み化できないか」「仕掛けはできないか」と工夫するヒントにしてみてください。

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