こんにちは。株式会社ネタもと 広報プロデュース部です。
本コンテンツでは、広報担当者の方の「業務のヒント」となる情報をご紹介します。
今回のテーマは、「社外の情報収集」です。
広報活動をスタートすると社外への情報発信もスタートするため、社内の情報収集に集中しがちですが、広報の情報収集は、社内だけでなく「社外の情報を収集する」ことも大切です。
この社外の情報収集には重要な複数の理由がありますので、今回は基本となる情報収集のポイントについてお伝えします。
広報は「社会を知らなければニュースを作れない」
営業、商品開発、マーケティング、人事など、社員の方はそれぞれの役割があり、どの仕事もお客様や学生の方など、伝えたい方のことを考えて施策を考え、実行されていると思います。
その中で広報は「社外から見たら自社はどう見えるか」を第三者になりきって見ることが必要です。
プレスリリースを作成するときには「どのようなことを解決できるのか」「他と比べて何が違うのか」など、この第三者の視点が欠かせません。
また、メディアを通じて広く社会に伝えたいと思ったら、社会から興味を引くテーマであることが大切です。社会の関心につながる情報はニュースバリューも高いため、それらを踏まえた情報発信を行うには、社外の情報収集が欠かせないわけです。
社内に情報提供を続けて「広報に聞いてみよう！」の流れに
広報担当者の「社外の目」から見た情報は、自社に大きく貢献できるチカラになります。
自社業界の動き、お客様の業界の動き、社会全体の話題、時事ニュースなどを情報収集していると、自社の商品開発に対しても「もっと他との違いを表現できないか。新たな独自なものを付け加えられないか」など、広報視点で社会の興味・関心を高める要素を付け加えることができるため、それによって話題の商品になったケースもあります。
その他にも以下のようなメリットがあったと聞きます。
◆あらためて「自社の良いところ」を発見
社内にいると「自社の良いところ」も、当たり前になってしまっていることがあります。社外の情報を知ることで、あらためて自社の強みに気付くこともできます。また、社外の情報を参考に「自社では何ができるか」と、新たな強みを生み出すことにもつながります。
◆他事業部の社員との情報交換が活発に
「社内の情報がキャッチできない」という悩みをお持ちの場合は、まず広報から他の事業部へ、社外からキャッチした情報を提供してみましょう。営業であれば、競合となる企業や、お客様の業界のニュース、商品開発であれば、ターゲット層が今何に関心があるか、人事であれば、働き方や社内制度などのニュースです。
困っていることのヒントになる情報、知らなかった情報など、有意義な情報提供が継続できるようになると会話も増えるため、社内の情報を早く知ることができ「この情報は広報に共有したほうが良いかも」と社員から情報を共有してもらえるなど、活発なコミュニケーションにつながります。
◆競合会社、取引先の情報などの速報は経営層にも共有を
毎日社外の情報をキャッチしていると、経営に影響がある情報もキャッチできます。経営層の方々は忙しく、ビジネス全般のニュースはチェックしていても、競合会社、お取引先企業の詳細情報など、全てをリアルタイムで知ることは困難です。
経営層の方々から「広報は社外のニュースをいち早く知っている人」として「最新情報は広報に聞けばわかる」と認識されることや、広報が「なぜその切り口でプレスリリースを書くのか」という社内の広報理解が深まることにもつながります。
情報収集の方法は？
最新情報をキャッチする方法はいろいろとありますが、大切なのは、世の中のあらゆる情報に「なぜこの情報が話題になっているのか」と興味を持ち継続して情報収集することです。情報収集を継続すると「どのような情報に興味を持たれるのか」を知ることができます。
しかし、広報業務も日々忙しいため、情報をキャッチする方法は習慣にできるものが良く、朝と夕、通勤時間などを活用しスマホでニュースをチェックするなど情報収集時間を決めることもおススメです。
また、キャッチしたいキーワード（テーマ、会社名など）を “Googleアラート” に設定することで自動でメールが届くようになります。その他にも有料サービスを利用し、知りたいニュースだけを効率よく受け取ることもできます。
他にも、業界情報を知っておくことで、「業界のことならこの人に聞いたらわかる」と、メディアの方から質問や相談をされる広報になることができます。自社業界の業界紙を購読したり、同じ業界の広報担当と交流をもち、定期的に情報交換をすることもおすすめです。
社外の情報として、社会、経済のことを知ることはビジネスパーソンとしても必要ですが、社会の関心がメディアでどのように紹介されているか、なぜその企業が取り上げられているのか、という広報視点での情報収集が大切です。
広報視点でキャッチした「社外情報」を社内外に届けられる、ワンランク、ツーランクアップした広報担当を目指してみてください。
