こんにちは。株式会社ネタもと PRプロデュース部です。
本コンテンツでは、広報担当者の方の「業務のヒント」となる情報をご紹介します。
今回のテーマは「PRイベントを企画しよう」です。
「会社の認知度を上げたい。魅力を伝えたい」と思っていても、メディアに注目されるネタを考えるのは簡単ではありません。そこで、社外に自社の魅力を広く伝える方法の1つになる「PRイベント」についてご紹介します。
目的に合わせた「PRイベント」の種類
PRイベントと言えば、テレビの情報番組などで見る有名人が出席している記者発表会のイメージがある人もいるのではないでしょうか。
記者発表会をしたいと思っても何を発表すればいいか、またイベントに必要な費用を考えると「新商品を発売するときにやろう」「イベント費用を考えると開催は難しい」と思う広報担当者もいらっしゃるかと思います。
もちろん、話題作りには注目されている有名人が出演するイベントもありますが、その他にも予算や目的に合わせてイベントの種類はいろいろあります。
＜PRイベント例＞
・新商品発売や新サービス開始
・プロジェクト開始
・アンバサダー就任
・事業、戦略、提携発表
・プロジェクト（開始、結果）発表
・アンバサダー就任、新キャラクター決定 など
PRイベントで共通するポイントは「そのイベントに出席するから聞ける内容や撮影できるシーンや素材がある」ことで「独自性」があるか「画作り」ができるかを意識します。
また、事業発表、提携発表は「誰がどのような発表するか」が重要であり、未発表の未来の話があるかもポイントとなります。
そして、招待するメディアからの視点を考え、参加しやすい日時、場所で開催することが大切です。
コーポレートPRにつながるイベントを考えよう
近隣の学校とコラボし職場体験やワークショップなどを行う産学連携イベントなどもPRイベントの１つです。従業員と子どもたちが、一緒に作業している場面や、体験して作ったものを発表する場面など、撮影できるコンテンツを企画します。
地方メディアを招待し、地域に貢献する活動として紹介されることによって、地元からの人材採用や会社の認知度獲得を目的とするイベントになります。
また、プロジェクトの結果やコンテストの結果、研究・調査の発表など、数カ月や年間通じて取り組んだ活動の結果を発表するイベントもあります。コンテスト結果の発表、調査の発表は1回のイベントではなく、毎年恒例の発表として継続することができます。
同じ時期に同じテーマのデータを発表すると、3年、5年と経過するごとに「そろそろ今年も発表かな？」と楽しみに待たれるようなイベントに育てることもできます。
このように新商品や新サービスの発表会だけでなく、コーポレートPRを目的としたイベントは、BtoB企業や無形商材を扱う業界の企業も、イベント企画を立てることができます。
イベントにメディアを招待しよう
イベントの内容が決まったら、メディアを招待します。日にちも時間も決まっているため、直前に招待しても日程を調整できないケースもあるため、1カ月～3週間前、遅くとも2週間前には案内を開始します。その時に必要な資料が「案内状」です。
＜案内状の内容＞
・タイトル
・開催日時、開催場所、アクセス
・開発背景・開催目的
・イベントの内容（コンテンツ、登壇者・ゲスト情報）
・出席申し込み期限
・メディアからの問い合わせ先
・カメラ位置の決定方法や囲み取材・個別取材の案内
・申込返信用紙（返信先のFAX・メールアドレス、媒体名、撮影方法、連絡先など）
案内状の内容は「なぜこのイベントを開催するのか、何についての発表があるのか」を記載します。また、イベントの内容からどのような写真、映像が撮影できるかをイメージできることも大切です。
イベント開催後のフォローも
イベントは日時が決まっているため、他の取材と重なった場合などで欠席のメディアもあり、欠席メディアにもイベント開催後のフォローが大切です。
イベントの様子を会社オフィシャルの写真や動画として撮影しておき、その写真や動画とともにイベントの様子をプレスリリースにまとめて出席されなかったメディアに提供します。
その際は、イベントが終わったら可能な限り早いタイミングで情報と素材を提供することで取り上げられる可能性も高くなるため、プレスリリースの内容は事前に想定できるところを作成しておいて、イベント終了後にトピックスと画像を追加して資料を完成させます。
以上、今回はPRイベントについてご紹介しました。
PRイベントは、メディアに露出する機会増やせ、製品・サービス、そして企業の認知度アップが期待できる施策となります。是非チャレンジしてみてください！
