広報活動を始める前に「会社の情報を整理する」

こんにちは。株式会社ネタもと　広報プロデュース部です。

今回のテーマは、広報活動を始める前に準備したい「会社の情報を整理する」です。

これから広報活動をスタートする会社は、会社の情報が整理され、且つ資料としてまとまっていることは少なく、経営者である社長も「そう言えば、創業メンバー以外は会社の創業時の細かいことは誰も知らないかも」と言われることがあります。

広報担当者として、会社の情報をまとめ、社内に共有することも大切な役割です。

また、基本情報は広報活動を行う中で土台となるので、会社の発展とともに見直し、必要があれば更新していきます。

基本情報を整理する

まずは会社情報を整理します。

・会社の理念
・会社の歴史
・社長のプロフィール
・「社員」の特徴、強み
・社内の「取り組み」「制度」
・会社の今後の目標（3年、5年、10年後）など

広報活動では、事あるごとに「起業のきっかけ」「今後目指していること」は、伝える機会があります。

理念や歴史、社長の経営への想いなど、サービスや商品では表現できない、企業姿勢を伝えることができ、会社の強いファン作りにつながります。

次に事業についても整理してみましょう。

・サービス、商品の特徴、内容
・自社の売上、市場シェア等の実績
・どのような「ヒト」「企業」「社会」の役に立つ商品・サービスなのか
・どのような「ニーズ」に応えられる商品・サービスなのか
・競合他社と差別化できる「自社の商品・サービスの強み」など

広報担当者として、サービスや商品の強みだけでなく、メディアの方にも聞かれることが多い、「ユーザーや社会にとっての価値」「他社と比較して、どのような差別化があるのか」などを明確にしておき、聞かれた際に簡潔につたえられることが重要です。

特に商材が多い場合は、その時の会社の戦略に合わせて、より強く伝えるポイントも考え、伝えられるよう、整理しておきます。

報道用資料として、資料にまとめておく

整理した情報は、いつでも情報提供できるよう、報道用資料としてまとめておきます。

ファクトシート、ファクトブック

報道関係者に対して自社や自社の製品、サービスを理解してもらうための報道基礎資料。企業の沿革や業績、トップの経歴などデータを中心に構成。取材時やプロモート時などにも役立つ資料です。

・企業情報
・会社の歴史
・社長プロフィール
・業界情報
・事業（商品、サービス）
・売上推移
・近年のトピックス　など

社長プロフィール

社長の経歴や人となりがわかる報道関係者向けにプロフィール情報をまとめた資料。トップインタビューの獲得などに活用します。

メディアへの情報提供はプレスリリースだけではありません。

ファクトシートや、社長プロフィールは、メディアプロモート、メディアアプローチなどで直接情報を提供する際に、より深く会社の強みを知ってもらうための資料として活用できます。

また、社長の言葉で直接魅力を伝えるための取材獲得を目的とした資料としても有効です。

各部署の年間の活動、計画も整理

基本情報が整理できたら、会社全体の今後の動きも整理します。

営業、人事、企画、マーケティング、販売促進など各事業部の計画から社内行事まで、各部署の予定を1枚の年間のスケジュールにまとめます。

広報部がないと、会社全体の動きをまとめている会社は少なく、部署ごとの施策は、その部署もしくは一部の部署でしか把握していないケースも多く見られます。

広報の計画は、広報単独で考えることはできません。会社の事業展開、各部署の計画をもとに、社会の関心毎とどう絡めたニュースにするのかを考え、効果的な発表タイミングもを考えて、はじめて情報発信の計画を立てることができます。

ある会社の社長から「今までの打ち合わせは今月のこと、先の内容でも来月までの内容で止まっていた。でも、年間の会社全体の情報を見える化し、共有することで、3カ月、4カ月先の情報発信のニュースバリューを考えることができ、新しい商品のアイデアが生まれた」との言葉がありました。

このように会社全体の動きを俯瞰してみることで、経営にもプラスになる可能性があります。

これから広報活動を始める会社も、長年広報活動を続けているけどマンネリを感じている会社も、一度情報の整理をし、新しいアイデアがないか考えてみてはいかがでしょうか。